Политика обработки персональных данных

Политика в отношении обработки персональных данных ООО «ВИОНВИ». Утверждена 14 сентября 2022 года.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) определяет порядок обработки и защиты персональных данных в обществе с ограниченной ответственностью «ВИОНВИ» (далее — Оператор) и разработана во исполнение пункта 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

1.2. Сведения об Операторе: ООО «ВИОНВИ», ОГРН 1222300048607, ИНН 2311339008, КПП 231101001, адрес: 350049, Краснодарский край, г. Краснодар, ул. Олимпийская, д. 8, офис 512, адрес электронной почты: mail@vionvi.com.

1.3. Оператор включён в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, под регистрационным номером 23-22-022320 на основании приказа Роскомнадзора № 288 от 07.12.2022. Уведомление об обработке персональных данных зарегистрировано 07.10.2022, обработка персональных данных осуществляется с 14.09.2022.

1.4. Лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных, является Михайлов Алексей Евгеньевич. Контактные данные ответственного лица: телефон +7 (861) 217-93-66, адрес электронной почты mail@vionvi.com, почтовый адрес: 350049, Краснодарский край, г. Краснодар, ул. Олимпийская, д. 8, офис 512.

1.5. Политика распространяется на все персональные данные, которые Оператор получает и обрабатывает при использовании сайта vionvi.com, программы для ЭВМ «вионви» (далее — Платформа), а также в ходе переписки, телефонных переговоров и исполнения договоров.

1.6. Действующая редакция Политики размещается по адресу vionvi.com/privacy и доступна любому лицу без взимания платы.

1.7. Использование сайта и Платформы означает согласие субъекта персональных данных с настоящей Политикой и указанными в ней условиями обработки. В случае несогласия с условиями следует прекратить использование сайта и Платформы.

1.8. Оператор не проверяет достоверность персональных данных, предоставленных субъектом, и исходит из того, что субъект предоставляет достоверные данные и поддерживает их в актуальном состоянии.

2. Основные понятия

2.1. В настоящей Политике используются следующие понятия:

• Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
• Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
• Оператор — ООО «ВИОНВИ», самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав обрабатываемых данных и совершаемые с ними действия.
• Клиент — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо, заключившее с Оператором лицензионный договор на право использования Платформы.
• Пользователь — физическое лицо, использующее сайт Оператора либо уполномоченное Клиентом на использование Платформы.
• Данные Клиента — персональные данные, которые Клиент и его пользователи самостоятельно размещают в Платформе, включая данные покупателей, контрагентов и работников Клиента.
• Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или определённому кругу лиц.
• Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных, за исключением случаев, когда обработка необходима для их уточнения.
• Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
• Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту.
• Файлы cookie — небольшие текстовые файлы, которые сайт сохраняет в браузере Пользователя и считывает при последующих обращениях.

3. Категории субъектов и обрабатываемые персональные данные

3.1. Посетители сайта. Оператор обрабатывает: IP-адрес, дату и время обращения, сведения о браузере и устройстве (тип, версия, операционная система, разрешение экрана, язык), адрес страницы перехода, страну и регион, определённые по IP-адресу, сведения о просмотренных страницах и совершённых на них действиях, идентификаторы файлов cookie.

3.2. Лица, обратившиеся через формы обратной связи, мессенджеры или электронную почту. Оператор обрабатывает: фамилию и имя, номер телефона, адрес электронной почты, наименование организации, содержание обращения и переписки.

3.3. Пользователи Платформы. Оператор обрабатывает: фамилию, имя, отчество, адрес электронной почты, номер телефона, должность, изображение профиля, логин и хеш пароля, сведения о действиях в Платформе, IP-адрес, дату и время входа.

3.4. Представители Клиентов и контрагентов. Оператор обрабатывает: фамилию, имя, отчество, должность, контактные данные, сведения, содержащиеся в договорах и первичных учётных документах, платёжные реквизиты.

3.5. Оператор не обрабатывает специальные категории персональных данных (касающиеся расовой и национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных и философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни) и биометрические персональные данные.

3.6. Оператор не осуществляет целенаправленный сбор персональных данных несовершеннолетних. Если Оператору станет известно, что персональные данные несовершеннолетнего были получены без согласия его законного представителя, такие данные будут уничтожены.

4. Обработка данных, размещаемых Клиентами в Платформе

4.1. Платформа предназначена для автоматизации продаж, поэтому Клиенты самостоятельно размещают в ней персональные данные третьих лиц — своих покупателей, контрагентов и работников.

4.2. В отношении Данных Клиента оператором персональных данных является Клиент. Клиент самостоятельно определяет цели и состав обрабатываемых данных, правовые основания обработки, получает необходимые согласия субъектов, отвечает на их обращения и обеспечивает правомерность обработки.

4.3. Оператор обрабатывает Данные Клиента по поручению Клиента на основании части 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Поручение оформляется лицензионным договором и настоящей Политикой, а перечень действий с данными ограничен теми, которые технически необходимы для работы Платформы: запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение и резервное копирование.

4.4. Оператор не определяет цели обработки Данных Клиента, не использует их в собственных целях, не раскрывает и не передаёт их третьим лицам, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.5. Субъект персональных данных, чьи данные размещены в Платформе Клиентом, направляет обращения по вопросам их обработки Клиенту. При получении такого обращения напрямую Оператор переадресует его Клиенту и уведомляет об этом субъекта.

4.6. При прекращении лицензионного договора Данные Клиента уничтожаются в порядке и сроки, установленные договором, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

5. Цели обработки персональных данных

5.1. Оператор обрабатывает персональные данные в следующих целях:

• заключение, исполнение, изменение и прекращение лицензионного договора и иных договоров, стороной которых является субъект персональных данных;
• предоставление доступа к Платформе, создание и администрирование учётных записей, восстановление доступа;
• оказание технической поддержки и консультирование, обработка обращений и жалоб;
• осуществление расчётов, выставление счетов, оформление первичных учётных документов и ведение бухгалтерского и налогового учёта;
• информирование о продуктах, услугах, изменениях в работе Платформы и специальных предложениях — при наличии согласия субъекта на получение рекламных сообщений;
• сбор статистики посещаемости, анализ и улучшение работы сайта и Платформы;
• обеспечение информационной безопасности, предотвращение и расследование инцидентов, выявление неправомерных действий;
• исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации, и защита прав и законных интересов Оператора.

5.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определённых и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, а также обработка данных, избыточных по отношению к заявленным целям.

6. Правовые основания обработки

6.1. Правовыми основаниями обработки персональных данных являются:

• Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• устав Оператора и локальные нормативные акты Оператора;
• лицензионный договор и иные договоры, заключаемые между Оператором и субъектом персональных данных либо Клиентом;
• согласия субъектов персональных данных на обработку персональных данных, в том числе согласия на получение рекламных сообщений.

6.2. Обработка персональных данных, необходимая для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных, осуществляется на основании пункта 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ и не требует получения отдельного согласия.

7. Порядок и условия обработки

7.1. Обработка персональных данных осуществляется смешанным способом: с использованием средств автоматизации и без их использования.

7.2. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, в соответствии с частью 5 статьи 18 Федерального закона № 152-ФЗ.

7.3. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. В таком договоре устанавливаются перечень действий с персональными данными, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность данных, а также требования к их защите. Оператор поручает обработку организациям, оказывающим услуги хостинга и размещения оборудования, услуги связи и рассылки сообщений, а также услуги по приёму платежей.

7.4. Оператор передаёт персональные данные государственным органам, органам местного самоуправления и уполномоченным организациям в объёме и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.5. Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных.

7.6. Оператор не осуществляет распространение персональных данных неограниченному кругу лиц и не размещает персональные данные в общедоступных источниках.

7.7. Субъект персональных данных вправе в любой момент отозвать согласие на обработку персональных данных, направив уведомление в порядке, предусмотренном разделом 11 настоящей Политики.

8. Трансграничная передача персональных данных

8.1. Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных.

8.2. В случае если трансграничная передача персональных данных станет необходимой, Оператор до её начала уведомит уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о намерении осуществлять такую передачу в порядке, установленном статьёй 12 Федерального закона № 152-ФЗ, и внесёт соответствующие изменения в настоящую Политику.

9. Сроки обработки и уничтожение персональных данных

9.1. Персональные данные обрабатываются до достижения целей обработки либо до утраты необходимости в их достижении, если иной срок не установлен договором или законодательством Российской Федерации.

9.2. Персональные данные, полученные в связи с заключением и исполнением договора, хранятся в течение срока действия договора и трёх лет после его прекращения — в пределах срока исковой давности.

9.3. Персональные данные, содержащиеся в первичных учётных документах и документах бухгалтерского и налогового учёта, хранятся в течение сроков, установленных законодательством о бухгалтерском учёте и о налогах и сборах, но не менее пяти лет.

9.4. Персональные данные, обрабатываемые на основании согласия субъекта, обрабатываются до достижения цели обработки либо до отзыва согласия.

9.5. Сведения, собираемые при помощи файлов cookie и сервисов статистики, хранятся в течение сроков, указанных в разделе 12 настоящей Политики.

9.6. В случае отзыва субъектом согласия на обработку персональных данных Оператор прекращает обработку и уничтожает персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления отзыва, за исключением случаев, когда Оператор вправе продолжить обработку без согласия субъекта на основаниях, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ.

9.7. При достижении целей обработки, а также в случае утраты необходимости в их достижении персональные данные подлежат уничтожению. Факт уничтожения подтверждается актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий информационной системы.

10. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

10.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

10.2. К таким мерам относятся:

• назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных (пункт 1.4 настоящей Политики);
• издание локальных нормативных актов по вопросам обработки и защиты персональных данных и ознакомление с ними работников;
• осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям законодательства и локальных актов Оператора;
• оценка вреда, который может быть причинён субъектам персональных данных в случае нарушения требований законодательства;
• определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах и применение организационных и технических мер, обеспечивающих требуемый уровень защищённости;
• применение средств защиты информации, разграничение прав доступа, учёт лиц, допущенных к персональным данным, регистрация и учёт действий, совершаемых с персональными данными;
• резервное копирование данных и обеспечение возможности их восстановления;
• обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер по устранению последствий;
• возложение на работников, имеющих доступ к персональным данным, обязанности соблюдать конфиденциальность.

10.3. В случае установления факта неправомерной или случайной передачи персональных данных, повлёкшей нарушение прав субъектов, Оператор уведомляет уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в течение двадцати четырёх часов о произошедшем инциденте и в течение семидесяти двух часов — о результатах внутреннего расследования, в порядке, установленном частью 3.1 статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ.

11. Права субъекта персональных данных

11.1. Субъект персональных данных имеет право:

• получать подтверждение факта обработки его персональных данных Оператором и сведения, предусмотренные частью 7 статьи 14 Федерального закона № 152-ФЗ, в том числе о целях, способах и сроках обработки, о лицах, имеющих доступ к данным, и о наименовании лица, осуществляющего обработку по поручению Оператора;
• знакомиться со своими персональными данными, за исключением случаев, предусмотренных частью 8 статьи 14 Федерального закона № 152-ФЗ;
• требовать уточнения персональных данных, их блокирования или уничтожения, если данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отозвать согласие на обработку персональных данных;
• возражать против обработки персональных данных в целях продвижения товаров и услуг;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.

11.2. Запрос направляется Оператору по адресу электронной почты mail@vionvi.com или почтовым отправлением по адресу, указанному в пункте 1.2 настоящей Политики.

11.3. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с Оператором (номер договора, дату заключения договора, условное словесное обозначение) либо иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос в форме электронного документа подписывается электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11.4. Оператор рассматривает запрос и направляет ответ в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса. Указанный срок может быть продлён не более чем на пять рабочих дней, о чём Оператор направляет субъекту персональных данных мотивированное уведомление с указанием причин продления.

11.5. Отзыв согласия на обработку персональных данных направляется в свободной форме на адрес электронной почты mail@vionvi.com и должен позволять идентифицировать субъекта персональных данных. Отказ от получения рекламных сообщений возможен также по ссылке отписки, содержащейся в каждом таком сообщении.

12. Файлы cookie и сервисы статистики

12.1. Сайт использует файлы cookie. Часть из них необходима для работы сайта, часть используется для сбора статистики.

12.2. Оператор устанавливает следующие собственные файлы cookie:

• vionvi_locale — сохраняет выбранную языковую версию сайта, срок хранения — один год;
• vionvi_workspaces — сохраняет перечень идентификаторов рабочих пространств, в которые ранее выполнялся вход, чтобы предложить их при следующем входе; срок хранения — 180 дней.

12.3. Для сбора статистики посещаемости и анализа поведения пользователей Оператор использует сервис Яндекс Метрика, предоставляемый ООО «ЯНДЕКС». Сервис устанавливает собственные файлы cookie и собирает обезличенные сведения о посещениях: IP-адрес, данные браузера и устройства, источник перехода, просмотренные страницы, а также с использованием технологии Вебвизор — записи действий на странице, включая перемещения курсора, прокрутку и нажатия. Условия обработки данных сервисом определяются документами ООО «ЯНДЕКС», размещёнными на сайте yandex.ru.

12.4. При первом открытии сайта для выбора языковой версии определяется страна по IP-адресу Пользователя. Результат сохраняется в файле cookie vionvi_locale и при последующих обращениях повторно не определяется.

12.5. Пользователь вправе отказаться от использования файлов cookie, изменив настройки браузера или удалив ранее сохранённые файлы. Отключение файлов cookie может привести к недоступности отдельных функций сайта. Отказаться от сбора данных Яндекс Метрикой можно с помощью официального дополнения для браузера, предоставляемого ООО «ЯНДЕКС».

13. Заключительные положения

13.1. Настоящая Политика является общедоступным документом.

13.2. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику, в том числе в связи с изменением законодательства Российской Федерации, изменением целей или порядка обработки персональных данных, изменением состава информационных систем Оператора. Новая редакция вступает в силу с момента её размещения по адресу vionvi.com/privacy, если иное не предусмотрено самой редакцией.

13.3. Вопросы, не урегулированные настоящей Политикой, разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13.4. За нарушение положений настоящей Политики Оператор несёт ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13.5. По любым вопросам, связанным с обработкой персональных данных, можно обратиться к Оператору по адресу электронной почты mail@vionvi.com.